费用报销用其他发票代替怎么入账

费用报销使用其他发票代替正规发票入账,属于不规范的会计处理,可能导致账目不实或税收问题。但是在一些特殊情况下,如正规发票丢失、未能取得等,也需要使用其他发票进行费用报销入账,方法如下:

1. 使用收据入账:如取得相关费用的收据,可以将收据作为入账凭证代替发票入账。这时需要在记账凭证上注明“因未能取得发票,以收据代替”等。并妥善保管收据以备查询。

2. 开具发票据入账:如果无法取得任何 invoices 或收据,可以由相关责任人出具一份书面证明,说明产生该笔费用的原因、过程、金额等,并签字确认。这份证明可作为发票据使用,入账时标注“因无法取得发票或收据,特开具发票据代替”。  

3. 备查通知入账:在以上情况下,如果相关责任人无法或不便开具书面证明,可以由出纳员或会计人员开具一份“备查通知”,在通知上详细记录费用产生经过,由相关责任人签字确认。这个通知也可作为替代发票入账,并载明“因无法取得其他入账凭证,以备查通知代替”。 

4. 其他证明材料:如有系统内的费用申请单、费用支付申请书等,也可以收集这些材料,连同无法取得的原因说明一并入账,作为替代发票材料。

需要注意的是,使用替代发票入账会增加会计账目的不确定性,相关凭证材料必须完整保存,以便对账或税务检查时提示。会计人员应采取必要措施,尽量避免使用替代发票,获取规范的会计凭证。在无法避免时,替代发票的使用也需要规范和严密管理。